Pec – posta elettronica certificata – usiamola al meglio

PEC Posta elettronica certificataBene o male oramai l’acronimo PEC, posta elettronica certificata, è entrato nel linguaggio comune, ma molte persone continuano a chiedermi se effettivamente funziona e soprattutto come si invia.

Cominciamo con il rispondere affermativamente alla prima domanda. Si la PEC funziona ed è uno strumento che a noi avvocati rende sicuramente la vita più facile. Infatti avendo valore legale (ovvero al pari della raccomandata con ricevuta di ritorno) ci evita molte file agli uffici postali. Inoltre da qualche anno è possibile utilizzare la pec anche per effettuare le notifiche di atti giudiziari.  Per mera precisazione, la posta elettronica certificata non è un sistema universalmente riconosciuto; infatti ad oggi sembrerebbe che gli unici stati che hanno adottato questo sistema siano l’Italia, la Svizzera e Hong Kong.

Per quanto riguarda la seconda domanda, ovvero come si invia la PEC, cominciamo con il dire che la posta elettronica certificata non è una casella di posta elettronica comune, ma deve essere appositamente creata. Sono diverse le società che offrono questo servizio a costi anche contenuti. Creata la propria casella di posta elettronica certificata, il suo invio è praticamente identico a quello di una mail comune, ma è comunque necessario avere alcune accortezze

Come funziona la PEC.

La mail inviata tramite PEC ha valore legale perché nel momento in cui viene inviata una mail PEC, il gestore della casella di posta elettronica del mittente provvederà ad inviare a quest’ultimo una ricevuta che costituisce valore legale dell’avvenuta o mancata trasmissione  chiamata anche “ricevuta di accettazione”.  Ugualmente il gestore del destinatario, dopo aver depositato la mail nella casella di posta elettronica certificata, fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna. Entrambe le ricevute avranno dei codici identificativi univoci e delle marcature temporali. Sono questi ultimi due elementi che hanno di fatto valore legale, attestando la consegna al destinatario della mail. La PEC per avere un valore legale deve essere necessariamente inoltrata mediante un indirizzo PEC ad un altro indirizzo PEC. Altrimenti non è possibile per il gestore generare i codici e le marcature temporali.

Le ricevute di consegna e attestazione attestano che una mail è a disposizione del destinatario, ma non che lui l’abbia letta. La Notifica di lettura che molte mail hanno non ha alcun valore legale. È come per la raccomandata, la ricevuta di ritorno attesta che il destinatario ha ricevuto la mia comunicazione, ma nessuno mi potrà mai attestare che il soggetto abbia anche aperto la busta e letto il contenuto.

Chi deve obbligatoriamente avere la PEC.

I liberi professionisti, le imprese e le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di attivarne una e di rendere anche pubblico l’indirizzo (Vedi poi) mediante apposita comunicazione. Chiunque può sicuramente possedere una PEC per interagire con i predetti soggetti senza doversi recare agli uffici postali, ma non ha alcun obbligo di comunicazione. Per esempio, avere una pec permette di poter interagire con la pubblica amministrazione anche alla luce della riforma avuta con il Decreto Legislativo 96/2016 che ha introdotto nuove modalità di accesso agli atti amministrativi (per un approfondimento clicca qui)


Come comporre correttamente la pec e come inserire gli allegati.

La mail PEC si struttura come una comunissima mail e può avere diversi destinatari sia nel campo “A” (destinatari) che nel campo “CC” (copia conoscenza) mentre non è possibile inserire alcun “BCC” (destinatario nascosto), questo ovviamente in quanto se un destinatario è nascosto non si può dare certificazione di consegna ed accettazione. Nell’oggetto come nel corpo del testo si è liberi di scrivere il proprio contenuto.

Gli allegati

Per quanto riguarda gli allegati da inoltrare unitamente al corpo del messaggio, bhe qui non c’è una linea univoca. Personalmente ritengo che la PEC certifichi la consegna della mail e non del suo contenuto e/o degli allegati. Per questo consiglio sempre di inserire nel corpo della mail (anche in caso di eventuali contestazioni che tratterò dopo) una dicitura simile a questa”unitamente alla presente mail sono stati inviati anche i seguenti documenti: …… ”. Oppure “per opportuna conoscenza legale, si allegano i seguenti file: …..” e, successivamente, inserire in elenco i vari allegati con lo stesso identico nome con il quale sono stati salvati e la loro estensione (ex curriculum vitae.pdf).

In aggiunta si potrebbe anche inserire il peso di ogni singolo allegato (ex curriculum vitae.pdf[384,4KB]) così si è certi che anche in caso di smarrimento dell’allegato il destinatario è comunque venuto a conoscenza che nella mail originaria erano presenti anche dei documenti. Mentre se si volesse ipotizzare una mala fede da parte del ricevente, questo potrebbe anche insinuare che nella mail non era presente nessun allegato e la dimostrazione da parte vostra diviene difficile da fare.

Eventuali contestazioni.

In sede di tribunale per dimostrare l’avvenuto invio di una mail di posta elettronica certificata è inizialmente sufficiente depositare le stampe delle ricevute di consegna ed accettazione unitamente alla stampa della mail stessa. In caso però di eventuali contestazioni è necessario portare in udienza il pc, dal quale mostrare al giudice la propria casella di posta elettronica certificata che contiene le due ricevute. Nella seconda ricevuta c’è allegato anche il corpo del messaggio, mentre non vengono elencati gli eventuali allegati. IMPORTANTE: non cestinare mai le ricevute elettroniche di consegna ed accettazione a meno che non abbiate più interesse nel dimostrare il vostro invio.

Come reperire gli indirizzi PEC.

Come ho detto sopra, gli indirizzi PEC per i professionisti, aziende e pubbliche amministrazioni sono dati pubblici. Per i professionisti se si conosce l’albo di appartenenza è sufficiente andare sulla scheda del professionista e li si trovano tutti i dati necessari compresa la PEC. Se non si conosce l’albo di appartenenza, è possibile visitare il sito istituzionale (clicca qui) dove nella maschera di ricerca è possibile scegliere di cercare un professionista oppure un’azienda.

Per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione, è possibile visitare il sito istituzionale (clicca qui)  che contiene diverse maschere di ricerca (per nome, per categoria, per area geografica ecc. ecc.).

 

Per qualsiasi ulteriore informazione o domanda sull’argomento potete contattare in forma privata l’Avv. Daniele Ingarrica mediante il form presente nella pagina contatti . Per lasciare invece un commento visibile a tutti sul blog andare in fondo alla pagina.

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